Индивидуальное хранение документов

У каждого члена семьи есть своя пачка документов. И, чем старше человек становится, тем эта пачка делается толще. Например, довольно большую часть занимают инструкции и гарантийные талоны на бытовую технику. А выкидывать их нельзя, ведь что-нибудь может выйти из строя раньше окончания срока эксплуатации. Другая кипа бумаг – всё, связанное с медициной. Как это ни прискорбно, но это так. Кроме того, практически у каждого есть достаточное количество документов на машину, счетов и квитанций, визиток, аттестатов и дипломов. В общем, индивидуальное хранение документов – достаточно серьезная проблема в наши дни.

Так что же делать со всем этим количеством нужных бумаг? В первую очередь, расположить их все удобно. Для того, чтобы поиск нужного документа занимал максимально короткий промежуток времени. Это достигается путем сортировки бумаг по определенным категориям: «работа», «семья», «медицина», «автомобиль» и так далее. Если уж вы ищете что-либо, то наверняка знаете, к какой группе оно относится.

Следующий шаг – определить место хранения. Здесь нужно объективно оценить количество ваших ценных бумаг, и ответить себе на вопрос: рационально ли будет сохранять всё это дома? Если ваш ответ «нет», то стоит вспомнить о том, что существуют услуги по хранению документов на складе. Отсортировав всё редко используемое, арендуйте ячейку на складе, и перевезите бумаги туда. Такие склады имеют удобное месторасположение, так что, если вам понадобится какой-нибудь гарантийный талон или результат медицинского осмотра, вы в любой момент можете приехать и забрать его. Условия хранения не испортит ваши бумаги, а за целостность и сохранность и вовсе можно не переживать. Так что этот вариант довольно приемлем.

Если же вы решили сохранять все документы у себя дома, то желательно выделить под них отдельный шкаф, или, хотя бы, несколько полок в шкафу. Лучше всего систематизировать бумаги в папках с файлами размера А4, а сами папки разложить в специальные лотки. Желательно, чтобы все основные папки были разных цветов – в этом случае легко запомнить, какой цвет какой папке отвечает, и не нужно будет перечитывать все названия. Определитесь с самого начала с месторасположением каждого документа, не переносите его из одной папки в другую, иначе превратите свое хранилище в ту же самую кипу бумаг, только упакованную в папки.

И еще один совет. Где бы вы ни хранили свои документы, складывайте каждый из них в отдельный файл, а за оригиналом помещайте несколько ксерокопий. Если узнаете, что на завтрашнее утро вам нужна будет копия, вам не придется искать ксерокс в 10 часов вечера. Удачного хранения!